Il domicilio digitale, strumento del futuro

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Il domicilio digitale è un recapito online, un domicilio virtuale, che può essere attivato dopo essersi muniti di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC); si può dire, quindi, che esso è il luogo digitale, nel quale i cittadini (imprese e professionisti) indicano alla Pubblica Amministrazione di voler ricevere le proprie “comunicazioni” online con valenza legale.

Ma qual è la differenza tra domicilio digitale e pec? Nel quadro normativo attuale, la PEC è uno dei possibili strumenti previsti per attivare il domicilio digitale; ciò significa che c’è un rapporto di “mezzo a fine”, nel senso che, per poter attivare il domicilio digitale, il cittadino deve essere titolare di una PEC.

Nell’attuale epoca di dematerializzazione dei documenti, la finalità del domicilio digitale è quella di sostituire il domicilio fisico per il recapito delle comunicazioni ufficiali e ciò assicura molteplici vantaggi:

Validità legale

Come noto, la posta elettronica certificata ha lo stesso valore legale di una raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno: le ricevute pec possono essere utilizzate dal mittente come prova dell’invio, della ricezione e del contenuto del messaggio inoltrato, anche in caso di contenzioso; allo stesso modo, il destinatario è tutelato da eventuali contestazioni in merito a messaggi non ricevuti e di cui il mittente sostiene l’avvenuto invio. Inoltre le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio vengono conservate dal gestore per 30 mesi.

Per poter avere pieno valore legale, però, è necessario che mittente e destinatario siano in possesso di una casella PEC presso uno dei gestori autorizzati iscritti all’elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Comodità

Non è più necessaria la presenza fisica per ricevere in maniera tempestiva le comunicazioni. In qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo è possibile leggere la corrispondenza, semplicemente accedendo alla propria casella PEC.

Immediatezza

La comunicazione è subito disponibile: è sufficiente solo di un accesso alla rete per poterla visualizzare. Non è necessario attendere i tempi di invio e non vi è alcun rischio di smarrimento o di errore nella consegna.

Sicurezza

Lo scambio di messaggi sfrutta le infrastrutture di Gestori accreditati presso AgID, obbligati al rispetto di regole e requisiti stringenti, volti proprio a garantire la sicurezza nella trasmissione delle informazioni.

Convenienza

La ricezione di comunicazioni sul proprio recapito virtuale consente di risparmiare i costi di cancelleria, stampa e trasporto. Inoltre chi utilizza la PEC non deve pagare niente per il singolo invio, se non il costo fisso annuale di abbonamento (estremamente basso in rapporto all’eventuale invio di raccomandate a.r.).

Ecosostenibilità

Con le comunicazioni pec si eliminano carta stampata e trasporto fisico. Il Domicilio Digitale va così a favore della salvaguardia dell’ambiente, attraverso la dematerializzazione dei documenti e la trasformazione digitale dell’informazione.
Per beneficiare di tutti questi vantaggi, bisogna rendere il domicilio digitale riconosciuto ed effettivo; a questo scopo è necessario che l’impresa comunichi il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese, tenuto dalle Camere di Commercio.
Come noto, dal 1° ottobre 2020, il Domicilio Digitale è diventato obbligatorio per imprese, società e professionisti iscritti agli albi. Il domicilio digitale è infatti prerequisito essenziale per l’iscrizione al Registro Imprese delle Camere di Commercio.
Ma se è vero che la legge impone oggi alle imprese e professionisti di dotarsi di una PEC, è altresì vero che anche gli altri cittadini apprezzano i vantaggi che questo sistema può assicurare. E infatti, si sta registrando un vero e proprio boom di richieste e di utilizzo. La vecchia raccomandata a.r., insomma, sta per andare definitivamente in pensione.
Le imprese non ancora dotate di domicilio digitale oppure titolari di un domicilio digitale a suo tempo cancellato d’ufficio e non più sostituito, devono provvedere alla regolarizzazione della loro posizione, presentando apposita comunicazione al Registro delle Imprese con pratica telematica COMUNICA semplificata e totalmente gratuita.

In assenza di regolarizzazione, l’impresa è sottoposta al pagamento di una sanzione amministrativa ai sensi della L. 689/1981 e all’assegnazione d’ufficio di un domicilio digitale da parte della Camera di Commercio. Nello specifico, sono previste le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie, con gettito a favore dello Stato:

Sanzione per le Società: art. 2630 cc. (in misura raddoppiata, cioè da 206,00 a 2.604,00 euro), importo ridotto euro 412,00 per ogni rappresentante d’impresa;

Sanzione per le imprese individuali: art. 2194 cc. (in misura triplicata, cioè da 30,00 a 1.548,00 euro), importo ridotto euro 60,00.

E’ importante però sottolineare che l’art 37 D.L. n. 76/2020 non ha finalità afflittive nei confronti delle imprese ma punta proprio a prevenire il procedimento sanzionatorio; infatti, con il meccanismo della preventiva “diffida” ad adempiere, è concesso alle imprese un termine di 30 giorni per potersi mettere in regola dotandosi autonomamente e spontaneamente del domicilio digitale, proprio allo scopo di evitare le sanzioni.

La CCIAA di Chieti Pescara è ormai prossima al rilascio d’ufficio dei domicili digitali e, congiuntamente, all’irrogazione delle relative sanzioni pecuniarie, con avvio delle procedure dal 01.10.2022, come previsto nella deliberazione del Consiglio n. 14 del 24.08.2022. E’ pertanto urgente che le imprese non ancora in regola con il domicilio digitale comunichino il proprio indirizzo pec al Registro delle Imprese, evitando così di incorrere nel procedimento sanzionatorio.

Le comunicazioni trasmesse al domicilio digitale coattivo assegnato, al pari delle comunicazioni a mezzo raccomandata AR, equivalgono alla notificazione per mezzo posta e si intenderanno notificate non appena rese disponibili presso tale domicilio digitale, a prescindere dall’avvenuta lettura da parte del destinatario. Il domicilio digitale assegnato d’ufficio è valido solo ed esclusivamente per il ricevimento di comunicazioni e notifiche e non può essere utilizzato per rispondere o inoltrare nuovi messaggi; per consultare le comunicazioni, le notifiche e il verbale sanzionatorio, bisogna utilizzare il Cassetto digitale dell’imprenditore accedendo con la propria identità digitale (SPID o CNS).

Per verificare la regolarità della propria posizione in merito al domicilio digitale e per tutte le altre  informazioni su come comunicare la propria Pec, è possibile consultare la pagina informativa di Unioncamere sul domicilio digitale, dove è disponibile un canale di assistenza dedicato: il sito informativo (domiciliodigitale.unioncamere.gov.it) è lo strumento semplice e veloce che consente di verificare la regolarità del proprio domicilio digitale e trovare informazioni utili sulla PEC. Oltre a informazioni sull’obbligo del domicilio digitale e alla funzione di autoverifica della propria regolarità, la pagina offre un servizio di assistenza telefonica che l’utente può attivare tramite il tasto “Prenota un appuntamento telefonico”.

In definitiva, il domicilio digitale è uno strumento del futuro, perché rende la comunicazione tra imprese e Pubblica Amministrazione diretta, efficacie, sicura e soprattutto tempestiva.

Simona Novembre
Dottore Commercialista e Revisore Contabile Responsabile Servizio Diritto Annuale e Procedure Sanzionatorie.

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